Link Dropbox naar Microsoft Office en nooit meer het werk verliezen!

Onlangs hebben we een groovy communitylid 5 uur werk aan een spreadsheet verloren vanwege een besparingsfout in Microsoft Excel. Dit scenario is een hoofdpijn die niemand ooit zou moeten tegenkomen. Ik weet het niet van je, maar ik HAAT gewoon HAAT hetzelfde te doen twee keer. Hoe dan ook, MrGroove was gefrustreerd omdat hij niet in staat was om de gegevens terug te krijgen voor onze grooveReader, dus besloot hij om een ​​permanente oplossing te bedenken. Raad eens! Hij kwam niet alleen met een heel goed idee, maar na het uitproberen werkt het perfect! Als het eenmaal is geïmplementeerd, maakt het een einde aan het verlies van werk blijvend!

De kern van onze groovy Tip is natuurlijk Dropbox. Je ziet dat Dropbox een groovy functie heeft die bespaart vorige versies van bestanden gesynchroniseerd in je Dropbox-map gedurende 30 dagen * inclusief verwijderde bestanden. Dus als we Dropbox en het standaardgedrag van Microsoft Office en de functie Autosave combineren, kunnen we dat synchroniseren en backup de Microsoft Office-documenten terwijl u ze schrijft echte tijd.  Is de gloeilamp al afgegaan? :)

Met deze techniek kunt u bestanden openen en revisies bekijken of eerder verwijderde / verloren bestanden herstellen. Als u bijvoorbeeld AutoRecover / AutoSave hebt ingesteld op een opslaginterval van 1 minuut, kunt u technisch teruggaan naar ELK keer voor ELK document waaraan u ooit hebt gewerkt als u deze setup hebt. Wilt u teruggaan naar uw presentatie aangezien het om 19:55 uur leek? Geen probleem! Of misschien vind je de versie 19:54 beter. De mogelijkheden zijn bijna eindeloos.

Voordat we beginnen, wil ik ervoor zorgen dat je begrijpt dat hoewel ik de tip ga gebruiken met Office 2010, deze truc moeten werk voor elke toepassing die gebruikmaakt van tijdelijke bestanden of een map Autosave inclusief eerdere versies van Microsoft Office. O ja. ZEER HIP!

* Gratis Dropbox-accounts besparen slechts 30 dagen van eerdere versies; betaalde versies slaan bestanden echter voor altijd op.

Hoe Dropbox te koppelen aan Microsoft Office en nooit documenten te verliezen

1. De eerste stap is om de locatie te vinden waar Office alles opslaat. We moeten drie verschillende locaties voor elke toepassing binnen Office 2010 vinden.

• AutoRecover-locatie opslaan
• Standaard locatie voor bestandsopslag
• Niet-opgeslagen documenten locatie

Zodra u deze locaties hebt gevonden, noteert u ze. De beste manier om hun exacte locatie te onthouden is om Kopiëren en Pasta het in een open blocnote.  Hieronder ziet u hoe ik het pad heb gelabeld en de link geplakt, zodat ik niet zou vergeten wat was wat enz.

Snel, zo heb ik de drie mappen in Microsoft Excel 2010 gevonden sinds het proces relatief vergelijkbaar is voor Word 2010 en PowerPoint 2010.

Voor Excel 2010 *, de 'standaard save 'en' AutoRecover'-locaties zijn de volgende:

1. automatisch herstellen
   • % UserProfile% AppDataRoamingMicrosoftExcel
2. standaard bestand opslaan
   • % UserProfile% Documenten

Je kunt deze locaties zelf vinden als je naar de Bestand> Opties menu in Office 2010. Eenmaal daar, kunt u de Opslaan tab en zoek de locaties zoals getoond in de onderstaande screenshot.

* In Office 2007 en Office 2003 en Windows XP kan de locatie verschillen. ikIn mijn voorbeeld vertaalt deze% UserProfile% zich naar: C: UsersgrooveDexter. Dit komt omdat% UserProfile% eenvoudig een universele Windows-code is die u naar uw Windows-gebruikersprofielmap brengt.

2. De Niet-opgeslagen bestandslocatie is een beetje anders. In Office 2010 kunt u het vinden via de Bestand> Info tab; vanaf daar Klik Versies beheren> Niet-opgeslagen werkmappen herstellen.

De standaardlocatie is de volgende *:

% UserProfile% AppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles

Nu je je drie opgeslagen locaties hebt genoteerd, is het tijd om de map in Dropbox te maken.

3. Ga naar Mijn Dropbox (uw dropbox-map op uw pc) en dan creëren een nieuwe map genaamd Back-upkopieën, of welke naam je ook groovy en toepasselijk vindt.

4. Open nu de opdrachtprompt.

5. In de opdrachtprompt gebruiken we de mklink / d opdracht om een ​​te maken symbolische link naar de locaties van uw opgeslagen Office-bestanden. We moeten dit doen omdat Dropbox standaard alleen SYNC of back-up maakt van bestanden en mappen die zich IN DE map met dropboxs bevinden. Daarom zou Dropbox Drop Cars ertoe brengen om te denken dat onze Office Temporary / Autosave-mappen zich in de dropbox-map bevinden.

De syntaxis van de opdracht is:

mklink / D "Nieuw symbolisch koppelingspad in uw Dropbox-maplinknaam""Oorspronkelijk pad van map waarin Office automatisch opgeslagen bestanden voorkomen”

Voorbeeld:

mklink / D "C: UsersDropboxMy DropboxBackup CopiesExcel_AutoRecover" "C: UsersgDextAppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles"

In het bovenstaande voorbeeld maak ik het nieuwe pad in mijn dropbox Back-upkopieën map. De Excel_Autorecover Ik moest het handmatig doen Type het in als de naam van de nieuwe link.

6. Herhaal dit proces voor elke maplocatie door een nieuwe Symlink te maken (Symbolische link) met alle drie uw Office-toepassingen mappen opslaan. Merk op dat je Niet-opgeslagen map wordt gebruikt door alle Office-programma's, dus u hoeft er maar één koppeling voor te maken. Standaard geldt hetzelfde ook voor uw standaard opslaglocatie.

7. Als je klaar bent, open je je Dropbox-websiteaccount en controleer je of de mappen correct zijn gesynchroniseerd.

8. Zelfs als het AutoRecover- of het niet-opgeslagen temp-bestand van je computer wordt gewist, blijft Dropbox het 30 dagen lang hangen. Vanuit je Dropbox online interface, Klik Meer acties> Laat verwijderde bestanden zien om ze te bekijken.

9. Net zoals bij gewone bestanden, Dropbox archiveert versiegeschiedenis van verwijderde bestanden. Op deze manier hebt u meerdere verschillende versies van elk bestand waar u in Office aan werkt. Dropbox houdt al uw Office-geschiedenis binnen handbereik. Oh ja, je kunt ook gewoon Undelete bestanden ook.

Je kunt ook gewoon Klik met de rechtermuisknop een het dossier of map om ook het herstelproces te starten.

Dat is het. Voel je dat de zorgen en stress wegsmelten nu al je gegevens veilig worden geback-upt en beveiligd in de Dropbox-cloud? Ik weet dat ik me beter voel!

Voor sommigen kan deze How-To-tip een beetje lastig zijn, omdat we Symlinks in een opdrachtprompt instellen, enz. Eén optie als u het proces eenvoudigweg wilt, is om uw AutoSave- of tijdelijke map te wijzen vanuit Office of een ander applicatie die je wilt beschermen direct in je Dropbox-map. Op deze manier hoef je niet te rotzooien met het maken van symlinks etc. Hoewel een beetje makkelijker, denk ik dat dat meer werk is, maar het is een eenvoudigere manier om hetzelfde resultaat te krijgen!

Vragen? Verward? Hulp nodig? Plaats een opmerking hieronder of nog beter, plaats uw vragen op ons gratis ondersteuningsforum waar de hele community met groovyReaders aan het wachten is om u te helpen!