Google Apps - Chatgeschiedenis uitschakelen en de record afdwingen

De geschiedenis van Google Chat wordt standaard opgeslagen in Gmail-accounts van gebruikers en kan worden geopend onder het label Chats. Hoewel gebruikers chatgeschiedenisregistratie kunnen uitschakelen, doen velen dat niet omdat ze waarschijnlijk niet eens weten dat de instelling bestaat. Als u een bedrijf bent dat 'Google is vergeten', is dit een probleem. Waarom?

Ik heb een aantal jaren gewerkt op het gebied van informatiebeveiliging op bedrijfsniveau en wat ik heb gevonden, is dat mensen geneigd zijn om enkele zeer ongepaste dingen in chat of e-mail te zeggen. Normaal gesproken is dit omdat veel werknemers e-mail zien als zeer formeel en chat als tijdelijk, net als een telefoongesprek. Tenslotte luistert niemand naar die chat-conversatie toch? Fout. Zoals ik heb uitgelegd, registreert Google Chat die IM-chatgesprekken standaard, waardoor ze allemaal gemakkelijk vindbaar zijn als uw bedrijf wordt bediend met een dagvaarding voor het ontdekken van gegevens. Ja, dat kan echt heel erg slecht zijn.

Het goede nieuws is dat Google Apps de systeembeheerder toestaat om de chatgeschiedenisopname uit te schakelen en de instelling "Off the record" wereldwijd forceren voor alle Google Apps-gebruikers in uw bedrijf. Dit is hoe je het doet.

Meld u aan bij uw Google Apps Management Console met uw beheerdersgegevens en klik op Instellingen.

Klik op Chatten op de linkerzijbalk.

Schakel het selectievakje Chatgeschiedenis uitschakelen in door alle toekomstige chats te dwingen "Off the Record" te zijn.

Sla de wijziging op door op Wijzigingen opslaan te klikken.

Vanaf dit punt verder toekomst chatdiscussies worden niet gearchiveerd in het Gmail-account van uw gebruiker in Google Apps. Eerdere chatsessies blijven echter bestaan, tenzij ze door de gebruiker worden verwijderd. Helaas biedt Google systeembeheerders geen manier om oude chatgeschiedenisgegevens te verwijderen. Als u dus een bedrijf bent dat deze opschoning nodig heeft, raad ik u aan contact op te nemen met uw Google-accountbeheerder..