NeatReceipts Gratis alternatieve iPhone + Google Documenten OCR

In het verleden ben ik geweest heel in de verleiding om $ 200 te investeren in NeatReceipts, het papieren-naar-digitale archiveringssysteem dat je waarschijnlijk herkent uit de SkyMall-catalogus. Probleem is, ik heb al een scanner - en ik kan mezelf er niet toe brengen om zoveel geld aan een ander uit te geven, ongeacht hoe veel gemakkelijker het mijn leven zal maken. Maar na het lezen van grooveDexter's bericht op Google OCR-ondersteuning voor 34 talen toe te voegen, kreeg ik een idee. Waarom zou ik de OCR-mogelijkheden van mijn iPhone en Google Documenten niet gebruiken en mijn eigen systeem voor het archiveren van digitale ontvangstformulieren gebruiken? Ik kan gewoon foto's van mijn bonnetjes en visitekaartjes maken, ze uploaden naar Google Documenten om ze te laten OCR'd en ze vervolgens in een speciale verzameling te laten plunderen, die ik zonodig op trefwoord kan doorzoeken.

Om een ​​lang verhaal kort te maken: het werkt. Hoewel het niet zo glad is als ik me NeatReceipts voor zou stellen, heeft het twee grote voordelen:

1. U hebt geen scanner of een computer nodig om documenten vast te leggen.
2. Haar gratis.

Hier ziet u hoe het volledige NeatReceipts gratis alternatieve Google Documenten OCR-systeem voor het afdrukken van digitale facturen werkt:

(Opmerking: ter herinnering, OCR betekent Optische karakter erkenning en betekent in wezen dat Google Documenten tekst uit een PDF of afbeelding kan lezen en deze in bewerkbare en doorzoekbare indeling in Google Documenten kan plaatsen.)

Stap één - Ontvangstbewijzen, visitekaartjes en documenten verzamelen

Zoals iedereen die ooit heeft geprobeerd een inbox-gestuurd systeem te implementeren, weet, moeiteloos en altijd beschikbaar is "emmer" is essentieel. En dit is waar dit mobiele NeatReceipts-alternatief echt schittert. Het enige dat nodig is, is een telefoon met een camera erop - een smartphone waarop Dropbox is geïnstalleerd, is nog beter, maar niet verplicht.

Om eenvoudig gegevens te verzamelen snap foto's van uw visitekaartjes, bonnen of andere papieren documenten die u in de cloud wilt bewaren.

Dit is eigenlijk een heel belangrijke stap. Je wilt ervoor zorgen dat je een zo helder mogelijke foto krijgt. Doe je best om ervoor te zorgen dat het hele document de foto vult. Zorg ervoor dat het goed verlicht is zonder verblinding. Zorg er ook voor dat de tekst scherp is. Als het wazig, te donker of afgesneden is, neem het dan opnieuw in. Probeer het in landscape-modus als dat beter werkt.

Stap twee - Synchroniseer met uw computer

Helaas is er momenteel geen eenvoudige manier om uw foto's rechtstreeks in Google Documenten op uw iPhone te zetten. Daarom raad ik aan om Dropbox te gebruiken, omdat je hiermee foto's rechtstreeks in je Dropbox-map kunt uploaden. Je kunt de foto vanuit Dropbox maken en direct uploaden, of bestaande foto's van je filmrol uploaden naar een map naar keuze.

U kunt uw foto's natuurlijk op de ouderwetse manier synchroniseren met behulp van iPhoto of Windows Live Photo Gallery. Maar een deel van de allure van deze oplossing is dat u niet op een USB-poort hoeft te worden aangesloten om deze te laten werken.

Stap drie - Upload naar Google Docs

Nu hoeft u alleen nog maar te uploaden naar Google Documenten en de OCR-functies in te schakelen. Maar voordat u dit doet, is het een goed idee om speciaal voor uw OCR-documenten en ontvangsten een collectie te maken. Dit maakt het gemakkelijker om ze later te doorzoeken. Ik heb de mijne gebeld "Ontvangsten / visitekaartjes"Maar je kunt de jouwe noemen, wat je maar wilt.

volgende, Klik Uploaden…

... en kies de bonnen en momentopnamen die u wilt uploaden. Het belangrijkste om hier eerder te doen klikken Begin het uploaden is om Controleren het vakje naast Converteer tekst uit PDF of afbeeldingsbestand naar Google Docs-documenten. Zorg er ook voor dat u uw taal kiest in het vervolgkeuzemenu hieronder, als u een andere taal dan Engels gebruikt.

Stap vier - Zoek en organiseer uw digitale ontvangsten

Alright! Nu hebt u uw visitekaartjes en bonnen in een doorzoekbare, gearchiveerde Google Documenten-map. Open er een om te zien hoe Google Documenten heeft gedaan.

Dit is het voorbeeld dat ik deed. Zoals je ziet, haalde het vrij gemakkelijk de tekst op de witte achtergrond tevoorschijn. Het had wat problemen met mijn URL, maar over het algemeen verklaar ik deze inspanning "niet te shabby."U kunt er doorheen en correcties aanbrengen met de hand, indien nodig.

Het belangrijke aspect is dat dit afbeeldingsbestand nu doorzoekbaar is. Dus laten we zeggen dat ik 10 maanden later het visitekaartje van Mr. Jack Busch wil vinden. Ik kan gewoon Google Documenten ophalen en in mijn verzameling Recepten / visitekaartjes zoeken naar de term 'Jack Busch.”

Dus hoewel Google Doc's OCR niet perfect is, is het goed genoeg om het voor u gemakkelijk te maken om documenten te vinden via een zoekopdracht op trefwoord. Het maakt niet uit hoe je het snijdt, dat is een stuk sneller en gemakkelijker dan door een alfabetische archiefkast te bladeren.

Conclusie

Okay, na dit alles geef ik toe dat ik nog steeds een beetje NeatReceipts wil kopen. Mijn idee is dat het veel beter is om tekst in documenten te ontleden en waarschijnlijk beter zal werken voor grotere pagina's. Bovendien heeft Google Documenten OCR een grote beperking, omdat het alleen op documenten tot 2 MB kan werken. Vrijwel elke PDF breekt deze limiet. Maar een oplossing is om uw PDF's naar een kleiner formaat of kleurdiepte te converteren (Ik heb ze 33% en grijstinten gemaakt) met behulp van een tool zoals de Snagit Batch Image Conversion Wizard.

U kon probeer ook Evernote, dat ook OCR heeft voor het herkennen van tekst in afbeeldingen, plus een mobiele app waarmee je rechtstreeks vanaf je telefoon kunt uploaden. Maar over het algemeen heb ik gemerkt dat Evernote's OCR een beetje ploetert - het converteert niet naar rechts wanneer je uploadt, en ik ben niet helemaal zeker wanneer het je afbeeldingen verwerkt. Voorlopig is Google Docs de snelste methode, hoewel het een extra stap is om te uploaden.