Outlook Web App-functie - Nieuwe tijd voorstellen
Het organiseren van teamvergaderingen is een moeilijke taak, vooral wanneer de organisator vindt dat er geen goede tijd is wanneer iedereen elkaar kan ontmoeten. Het probleem kan echter tot op zekere hoogte worden geminimaliseerd Outlook onlangs uitgerold functie genoemd Voorstellen nieuwe tijd. Gebruikers met Desktop-versies van Microsoft Outlook zijn wellicht bekend met deze functie. Het is een functie waarmee deelnemers kunnen controleren wanneer iedereen, inclusief zichzelf, gratis is, zodat een vergadering gemakkelijk en zonder veel gedoe kan worden georganiseerd door de organisator.
Het enige wat de deelnemers hoeven te doen, is beleefd afwijzen van de voorgestelde tijd voor een ontmoeting en suggereren andere geschikte tijd voor de organisator van de vergadering om te overwegen. De organisator kan vervolgens het voorstel voor de beste nieuwe tijd accepteren en de vergadering snel opnieuw plannen.
Hoe de functie Nieuwe tijd voorstellen werkt in Outlook
Ten eerste stuurt een organisator van een vergadering een verzoek aan alle aanwezigen. Bij ontvangst van het vergaderverzoek kan tatendees verschillende opties vinden (Tentative, Decline en Propose New Time) weergegeven naast de gebruikelijke knop 'Accepteren' onder het gedeelte 'E-mail'.
Als er een conflict is over de voorgestelde tijd voor de vergadering. Een deelnemer kan eenvoudig op de knop Nieuwe tijd voorstellen klikken in de uitnodiging of in de agenda-gebeurtenis zelf.
Als hij klaar is, vindt hij 3 keuzes weergegeven:
- Accepteer en stel nieuwe tijd voor
- Voorlopig en nieuwe tijd voorstellen
- Weigeren en nieuwe tijd voorstellen.
Nadat u een van de drie opties Nieuwe tijd voorstellen hebt geselecteerd, wordt een gestroomlijnde weergave van de planningsassistent geopend.
Wanneer een organisator van een vergadering een e-mail ontvangt van een deelnemer die een nieuwe tijd voorstelt, verschijnt er een melding in de uitnodiging die aangeeft dat een nieuwe tijd is voorgesteld voor een eerder verzonden uitnodiging.
Als de organisator ontvankelijk is voor voorgestelde wijzigingen, bewerkt hij de gebeurtenis. De planningsassistent laat hem de huidige vergadertijd zien naast alle nieuwe tijdvoorstellen die hij van alle aanwezigen ontvangt.
Dit vereenvoudigt voor hem de taak om opties te vinden, te vergelijken en degene te selecteren die het beste werkt voor iedereen.
Nadat een nieuwe timing voor de vergadering is geselecteerd, kan een organisator een bijgewerkte uitnodiging verzenden naar alle deelnemers.
Bron.
