De beginnershandleiding voor Google Spreadsheets, de online rivaal voor Excel
Spreadsheets is het antwoord van Google op Excel van Microsoft. Er zijn twee grote dingen waarmee u Bladen onderscheidt van Excel: Sheets is volledig webgebaseerd en is volledig gratis te gebruiken. Het deelt ook veel van de functies voor samenwerken en delen die Documenten heeft.
Ervan uitgaande dat u nog niets weet over Spreadsheets, laten we eens kijken hoe het allemaal werkt.
Google Spreadsheets - het gratis alternatief voor Microsoft Excel
Als u al een goed begrip hebt van hoe Microsoft Excel werkt, hebt u absoluut geen probleem met Google Spreadsheets. Maar laten we aannemen dat u niets weet over hoe Excel werkt.
Net als Docs, heeft Sheets de volgende dingen voor zich:
- Alles is volledig online, dus uw spreadsheets zijn toegankelijk vanaf elke computer met internetverbinding of een mobiel apparaat.
- Alles wordt automatisch opgeslagen, zodat u zich nooit zorgen hoeft te maken dat u vitaal werk verliest.
- U kunt bijdragers uitnodigen in uw spreadsheets en bekijken hoe ze de documenten in realtime bewerken.
- U kunt in realtime met uw bijdragers in de spreadsheet chatten.
- U kunt revisiegeschiedenis bekijken en een spreadsheet terugzetten naar een vorige versie.
Kennismaken met Google Spreadsheets
Kennismaken met Google Spreadsheets is eenvoudig. U kunt uw browser rechtstreeks naar https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/ wijzen, die u hier naartoe brengt:
Of u heeft toegang tot de site via Google Drive.
Een nieuw werkblad starten
Nadat u op de blauwe knop hebt geklikt en naar de volgende pagina bent gegaan, klikt u op de blauwe knop NIEUWE knop, dan Google Spreadsheets. U kunt nu een lege spreadsheet kiezen of beginnen met een sjabloon.
Een leeg werkblad starten
Als u een lege spreadsheet kiest, geeft u deze een titel en begint u de cellen in te vullen met gegevens.
Een sjabloon-spreadsheet starten
Als u de sjabloonoptie selecteert, ziet u een aardig selectie om uit te kiezen.
Alle gebruikelijke verdachten zijn er: schema's, takenlijsten, budgetten, kalenders, onkostenrapporten, facturen en heel veel verschillende trackers.
Excel-spreadsheets uploaden en converteren naar Google Spreadsheets
De derde optie voor het starten van een spreadsheet is om een reeds bestaand Microsoft Excel-spreadsheet te nemen en dit te uploaden naar Google Sheets-indeling. U moet dit echter via de Drive-URL doen als de Bestand upload optie staat niet op de Spreadsheets-pagina.
Hier is een Excel-spreadsheet met verkoopgegevens die ik op mijn laptop heb staan. Ik heb deze geüpload naar Google Spreadsheets voor eenvoudiger toegang en bewerken. Ervan uitgaande dat het bestand niet te groot is, duurt het uploaden normaal gesproken seconden. Een klein vakje in de rechterbenedenhoek van het scherm geeft aan wanneer het is geüpload.
Maar het is nog niet geconverteerd naar Google Spreadsheets. Het heeft het Excel-blad tot nu toe alleen maar geüpload. Om het te converteren, klikt u met de rechtermuisknop op het document en kiest u Openen met-> Google Spreadsheets.
Dat maakt dan een nieuwe kopie van het document in Sheets-formaat. U kunt vervolgens de Excel-versie van het document verwijderen.
Werken met Google Spreadsheets - De basisprincipes
Nu u een vel open en klaar om te gaan hebben, laten we een kijkje nemen op enkele basisfuncties.
Rijen en kolommen invoegen
Nu we ons document vol met gegevens hebben, laten we zeggen dat we die gegevens naar boven, naar beneden of opzij willen verplaatsen om ruimte te maken voor nieuwe gegevens.
Dit is heel eenvoudig. Laten we beginnen met het maken van een nieuwe kolom. Ten eerste, markeer eenvoudig wat er moet worden verplaatst. Als u slechts één nieuwe kolom wilt, markeer dan de kolom ernaast. Als u drie nieuwe kolommen wilt, markeert u de drie ernaast.
Met dit document heb ik slechts één kolom. Dus heb ik het gemarkeerd omdat ik deze kolom naar de kolom B wil verplaatsen en de kolom A voor andere gegevens leeg wil hebben.
Met de A-kolom gemarkeerd, ga nu naar Invoegen-> Kolom links.
De kolom A staat nu in de kolom B en de kolom A is nu leeg, klaar voor nieuwe gegevens.
Vergeet niet dat elke verandering die u aanbrengt omkeerbaar is. Ofwel via de versie-tracking of via Bewerken-> Ongedaan maken.
Rijen invoegen is nog eenvoudiger. Markeer de rij die u wilt verplaatsen om de nieuwe rij toe te voegen. Ga dan naar Invoegen-> Rij boven of Invoegen-> Rij hieronder.
En het zal gebeuren. Oh ja.
Rijen en kolommen verwijderen
Het verwijderen van rijen en kolommen is ook eenvoudig. Markeer de rij of kolom en ga vervolgens naar Bewerk menu. Je ziet een optie om de rij te verwijderen en wanneer gekozen, zal de rij verdwijnen en zal alles omhoog gaan om de spatie in te vullen.
Er is ook een optie in de Bewerk menu om de kolom te verwijderen.
Nullen uit uw totalen toevoegen of verwijderen
Soms met getallen, als u nullen achter de komma toevoegt, worden ze automatisch uitgekleed wanneer u uit de cel klikt. Gelukkig is het heel eenvoudig om de nullen weer in te zetten.
Markeer de cel en klik vervolgens op de nullen-knop erboven.
Lijn de gegevens op de juiste manier uit
Als je een beetje een freak of OCD bent, dan wil je dat alles op de juiste manier wordt uitgelijnd. Soms zijn sommige cellen links uitgelijnd en een aantal naar rechts, zoals zo.
Om ze allemaal recht te zetten als soldaat, markeert u gewoon de kolom (in dit geval kolom A), klikt u op de uitlijnknop en kiest u welke u wilt.
Kijk nu hoe die baby's in een rechte lijn schuifelen.
Noteer Nummers als valuta, percentage en meer
Typen van getallen is één ding, maar als u financiële transacties daadwerkelijk opneemt, is het logisch om een valuta, decimale punten en komma's te hebben. Op die manier kunt u de cijfers gemakkelijk lezen. Of er zijn andere manieren waarop de nummers kunnen worden opgemaakt.
Dus hier zijn de cijfers zoals ze werden ingetypt.
Maar als u een of meer cellen markeert, klikt u op de 123 knop (naast het lettertypemenu), dan krijg je opties.
kiezen Valuta zet het cijfer om in correct geformatteerde valuta. Of u kunt een percentage, datums, tijd en meer hebben. Elke optie heeft ernaast hoe het nummer eruit zou zien als het wordt geselecteerd.
Als u een andere valuta wilt, klikt u op Meer formaten aan de onderkant. Dan Meer valuta's ...
Kies vervolgens uw valuta.
Maak een tafel
Het maken van een tafel is absoluut eenvoudig. Markeer eenvoudig het gebied waarvoor u een tabel wilt maken. Klik vervolgens op de knop in de menubalk die eruitziet als 4 vierkantjes op elkaar gestapeld.
Kies degene die je zou willen. Voor een tafel zou het de eerste zijn op de bovenste rij. Als u hierop klikt, hebben de cellen zwarte lijnen om zich heen en krijgt u uw tafel.
Kleur de cellen en gegevens
Als u bijvoorbeeld verschillende gekleurde rijen wilt hebben, hoeft u alleen maar de rij in kwestie te markeren. Klik vervolgens op de knop vulkleur (naast de knop met de letterkleur).
Kies een kleur en de cellen zullen die kleur veranderen. Bedenk echter dat als je een donkere kleur hebt, je een lichter lettertype nodig hebt om te verschijnen.
Voeg aanklikbare links en opmerkingen toe
Als u een klikbare hyperlink wilt maken, typt u eenvoudig een geldige URL in de cel. Zodra u op de return-toets drukt of uit de cel klikt, wordt de link onmiddellijk actief en klikbaar.
Reacties achterlaten (als iemand je een Google-spreadsheet heeft gestuurd) is iets anders dan Google Docs. In Google Documenten, wanneer je de reactie achterlaat, staat het daar openlijk.
Maar als u in Google Spreadsheets een opmerking achterlaat, wordt dit aangegeven door een kleine gele driehoek in de hoek van het vak. Als u de opmerking wilt zien, moet u er met de muis overheen gaan.
Gegevens sorteren op kolommen
Als u een spreadsheet hebt met bijvoorbeeld een lijst met namen, wilt u deze mogelijk in alfabetische volgorde plaatsen. Of omgekeerde alfabetische volgorde.
Markeer hiervoor de kolommen en ga vervolgens naar Gegevens menu. Daar kunt u de hele kolom sorteren of alleen de gemarkeerde cellen in die kolom.
Bijdragers uitnodigen
Uitnodigen van bijdragers is net hetzelfde als in Google Documenten. Iedereen die moet worden uitgenodigd voor een Google-document, heeft een Google-account nodig. Dit kan een standaard gratis Gmail-account of een betaald Google Apps-account zijn.
Klik nu op het blauw DELEN knop in de rechterbovenhoek van het scherm van Google Documenten en een vak springt omhoog.
Als u op klikt Haalbare link op, u hebt de mogelijkheid om een link te maken waar iedereen toegang heeft tot het document, op voorwaarde dat ze de link hebben. U kunt ook hun weergaverechten bewerken, zoals hun vermogen om uw werk te bewerken of alleen te lezen.
Of als u liever een specifieke persoon uitnodigt, kunt u hun e-mail kopiëren naar de Mensen sectie, samen met wat ze mogen doen in het document. Voeg ook een notitie toe als u iets wilt vertellen.
Als u mensen in uw contactenboek voor dat e-mailadres heeft en een van hen de persoon is die u wilt uitnodigen, wordt het e-mailveld automatisch automatisch ingevuld, waardoor u een beetje tijd bespaart.
Wanneer de persoon je uitnodiging accepteert, zie je deze bovenaan het scherm, naast de knop DELEN.
Het werkblad downloaden in een ander bestandsformaat
Wanneer uw spreadsheet eindelijk is voltooid, wilt u deze wellicht exporteren als een andere bestandsindeling.
De opties zijn iets anders dan die voor Google Docs. Jij bent tenslotte zijn hier een spreadsheet behandelen die een iets ander beest is dan een gewoon document.
Add-ons van derden
Net als bij Google Documenten, beschikt Sheets ook over add-ons van derden die zijn ontworpen om uw werk eenvoudiger te maken. Ga naar voor toegang tot het menu Add-Ons-> Ontvang add-ons in de bovenste menubalk.
Hier zijn enkele van de beste.
Google Analytics
Voeg uw Google Analytics-account toe aan uw Google Spreadsheets en laat analyserapporten regelmatig genereren in Spreadsheets.
Sjabloongalerij
Breid uw keuze aan sjablonen nog meer uit met Sjabloongalerie.
Meer lettertypen
Zoals de titel aangeeft, moet u meer lettertypen voor uw spreadsheets krijgen.
Conclusie
Er zijn veel mensen (inclusief ikzelf) die Microsoft Excel met passie haten. Het is opgeblazen en daarom moeilijk te gebruiken. Maar Google heeft spreadsheets vereenvoudigd door u precies die dingen te geven die u nodig hebt en niet meer. Het is een geweldige service om te gebruiken en werkt geweldig wanneer er samenwerking nodig is.
