Hoe u uw eigen factuur kunt maken met Scratch in Excel 2016
Laten we beginnen.
Een aangepaste factuursjabloon maken in Excel 2016: The Big Picture
We zullen de constructie van onze factuursjabloon in Excel 2016 opsplitsen in verschillende taken:
- De tabel in Excel opmaken: randen toevoegen en kolommen aanpassen
- Labels toevoegen en kopteksten opmaken
- Formules voor totalen en subtotalen toevoegen
- Getallen opmaken
- De spreadsheet beschermen
- De spreadsheet opslaan als een sjabloon
Dat lijkt over het algemeen ingewikkeld, maar de taken zelf zijn eenvoudig als je ze stap voor stap benadert.
Een factuurtabel opmaken: randen en formaatkolommen toevoegen
Voor het opmaken van uw factuur moeten kolommen worden aangepast en de randen en het kadertool worden gebruikt. De tabel die u maakt, definieert de gegevensinvoerpunten. Laten we eerst een paar oefenen.
Begin met het verkleinen van kolom A tot 12 eenheden. Selecteer kolom A en klik vervolgens op Huis, Formaat, Kolombreedte en voer 12 in.
Maak vervolgens een blok door celbereik A6: C10 te selecteren. Selecteer de Huis tab, klik op de borders menu en selecteer vervolgens Dikke buitengrenzen. Maak nog een vak door celbereik A12: C16 te selecteren en herhaal dezelfde stappen om een dikke buitenrand toe te passen.
Nu u weet hoe de rand- en outline-tool werkt, gaan we extra vakken in de spreadsheet maken voor het opslaan van informatie. Sommige van deze vakken gebruiken verschillende randstijlen en kolomgroottes.
Verklein de kolom E en F naar 13 eenheden. Verklein kolom G naar 15 eenheden.
Vervolgens maken we een blok uit celbereik F6: F13 en passen een dikke rand toe, maar deze keer alleen aan de linkerrand. Selecteer het celbereik en klik vervolgens op borders menu, dan Lijnstijl en kies de dikke lijn.
Klik op de borders menu en kies vervolgens Linkerrand.
We weten nu hoe we grenzen in verschillende stijlen en lay-outs moeten toepassen. Volg de onderstaande instructies om de randen voor de rest van de factuur te ontwerpen.
Celbereiken blokkeren | Randstijl |
| A18: F28 | Klik op de Grens menu, kies Dikke buitengrenzen |
| B18: B28 | Klik op de Grens menu, kies Links |
| F18: F28 | Klik op de Grens menu, kies Links |
| E18: E28 | Klik op de Grens menu, kies Links |
| A29: F31 | Klik op de Grens menu, kies Dikke buitengrenzen |
| F29: F31 | Klik op de Grens menu, kies Links en Rechts |
| F32: F34 | Klik op de Grens menu, kies Dikke buitengrenzen |
Labels toevoegen en kopteksten opmaken
De volgende stap is het invoeren van de labels voor elk celadres met de juiste uitlijning en lettergrootte. Hier zijn enkele voorbeeldlabels. U kunt elk label waar nodig vervangen door uw eigen label.
labels | Cel adres | opstelling | Lettertypegrootte |
| Groovy Services | A1 | Links | 14 |
| 123 Groove Street | A3 | Links | 12 |
| Beverley Hills, CA, 90210 | A4 | Links | 12 |
| Verkocht aan: | A6 | Links | 12 |
| Verzonden naar: | A12 | Links | 12 |
| Factuurnummer | E6 | Rechts | 12 |
| Factuur datum | E7 | Rechts | 12 |
| Voorwaarden | E8 | Rechts | 12 |
| Vertegenwoordiger | E9 | Rechts | 12 |
| Debet of tegoed | E10 | Rechts | 12 |
| Aantal stuks | A18 | Centrum | 10 |
| Omschrijving | B18 | Gecentreerd over kolommen; selecteer B18: D18 en klik Samenvoegen en centreren. | 10 |
| Eenheid prijs | E18 | Centrum | 10 |
| Bedrag | F18 | Centrum | 10 |
| Subtotaal | E29 | Links | 10 |
| Belasting | E30 | Links | 10 |
| vracht | E31 | Links | 10 |
| Betaal dit | F33 | Centrum | 10 |
| Bedrag | F34 | Centrum | 10 |
| Maak cheques betaalbaar voor | C33 | Links | 12 |
| Bedankt voor het winkelen bij Groovy Services | B37 | Links | 12 |
| Groovy Services LLC | C34 | Links | 10 |
| Factuur | F1 | Links | 14 |
Maak een blok uit celbereik A18: F18. Klik op het tabblad Start op Celstijlen menu en kies vervolgens de gewenste stijl voor uw koppen. Ik koos de sinaasappel 60% - Accent 2.
Uw factuur ziet er op dit moment als volgt uit.
Formules voor totale en subtotale berekeningen toevoegen
Nu is het tijd om uw factuur tot leven te brengen. Dit betekent dat u formules toevoegt die u kunnen helpen bij het berekenen van de kosten van uw goederen en diensten. Uw factuur heeft waarschijnlijk een voorwaardelijke functie nodig die is gebaseerd op de waarde van een geselecteerd product of een geselecteerde service.
De Formule If (Voorwaarde, Waarde 1, Waarde 2) produceert een waarde op basis van de voorwaarde. Als de voorwaarde waar is, wordt waarde 1 geproduceerd. Als de voorwaarde onwaar is, wordt waarde 2 geproduceerd.
De eerste formule die we zullen invoeren, berekent het bedrag. Voor de tabel met gedetailleerde kosten willen we het bedrag berekenen door de hoeveelheid (A19) te vermenigvuldigen met de eenheidsprijs (E19). Maar we willen dit alleen doen als de rij is ingevuld. Anders maakt onze formule een fout. Om dit te voorkomen, wijzen we de hoeveelheid cel (F19) een blanco toe als de cel Hoeveelheid leeg is.
Voer in cel F19 in = IF (A19 =””,”” A19 * E19). Ga verder om het celbereik F20: F28 te vullen met de formule.
Maak de formule voor het subtotaal. Voer in cel F29 in = SUM (F19: F28)
Ga naar cel F30 en voer in om de formule voor belasting te maken F29 = 0,50 *. Ruil 0,50 uit voor wat je lokale belastingtarief ook is.
Voer de formule in om "Dit bedrag te betalen" in cel F32 te berekenen. invoeren = F29 + F30 + F31
Nummers opmaken
Vervolgens wilt u de rechterkolom als valuta opmaken. Selecteer F19: F32 en klik vervolgens op de $ (indeling van het boekhoudnummer) in het menu Home in het gedeelte Nummer.
Doe hetzelfde voor E19: E28.
Bescherming aan het werkblad toevoegen
Nu het formaat en de formules van uw factuur compleet zijn, wilt u bepaalde cellen vergrendelen zodat ze niet per ongeluk worden bewerkt, waardoor uw factuur wordt doorbroken. U kunt dit doen door bescherming in uw spreadsheet in te schakelen. Voordat u de beveiliging inschakelt, moet u de cellen ontgrendelen waar u gegevens wilt invoeren.
Selecteer celbereiken A17: E28. Ga naar het Home-lint en klik op Formaat. Zoeken Cel vergrendelen. Als het is ingeschakeld, ga je gang en klik erop om het uit te schakelen.
Herhaal dezelfde stappen voor de volgende celadressen en reeksen.
- F6: F10
- F31
- A7: C10
- A13: C16
Klik op de Formaat menu, dan Bescherm vel. Standaard worden "Werkblad en inhoud van vergrendelde cellen beveiligen", "Selecteer vergrendelde cellen" en "Selecteer ontgrendeld cellen" gecontroleerd. Het instellen van een wachtwoord is optioneel en in dit geval helemaal niet nodig. Zorg ervoor dat deze instellingen zijn geselecteerd en klik op OK.
Nu wordt uw spreadsheet vergrendeld voor bewerking, met uitzondering van de rijen die u heeft ontgrendeld voor het invoeren van gegevens. Als u ooit wijzigingen in uw spreadsheet wilt aanbrengen, klikt u op Formaat en dan Blad opheffen ...
Het enige dat u nu hoeft te doen, is uw factuur opslaan als een sjabloon en vervolgens een rondje draaien. Klik het dossier > Opslaan als… > klik in de lijst met typen en kies vervolgens Excel-sjabloon (* .Xltx), dan klikken Opslaan.
Telkens wanneer u een nieuwe factuur moet maken, kunt u gewoon een sjabloon starten en vervolgens uw gegevens invoeren. Natuurlijk moet u misschien uw factuur aanpassen op basis van uw specifieke behoeften en vereisten, maar dit zou een koud kunstje moeten zijn nu u de basisbeginselen van opmaak en formules kent.
Als u nog niet bekend bent met Excel of de basisfuncties van de populaire spreadsheet wilt opfrissen, bekijk dan ons vorige artikel met de basisinformatie die elke nieuwe Excel-gebruiker moet weten.
