Hoe de postbusgrootte in Microsoft Outlook te comprimeren en te verkleinen
Microsoft Outlook, de client voor Outlook of Live e-mailservice, bewaar e-mail en bijlagen offline. Naarmate u e-mails ontvangt en verzendt, blijft de omvang van de database toenemen. Hoewel het ervoor zorgt dat je toegang hebt tot e-mails wanneer je geen verbinding hebt met internet, betekent dit ook dat de grootte van de mailbox blijft uitbreiden. In dit bericht zullen we vertellen hoe u de postvakgrootte in Microsoft Outlook kunt comprimeren en verkleinen.
Compact & verkleinen mailboxgrootte in Microsoft Outlook
Het nadeel van het hebben van een grotere mailbox is dat het de ervaring vertraagt. Het duurt langer om iets te openen en te zoeken. Daarbovenop beperken e-mailproviders zoals Office 365 de maximale grootte van de mailbox. Het betekent dat tenzij u de postvakgrootte in Microsoft Outlook verkleint, u geen e-mail kunt verzenden of ontvangen.
Waar worden alle gegevens van de Outlook-mailbox opgeslagen?
Als u de POP- of IMAP-functie gebruikt, worden alle bestanden, e-mails, mappen, contacten enz. Opgeslagen in Outlook-gegevensbestand (.pst). Als u een Office 365-, Exchange- of Outlook.com-account gebruikt, zijn de postvakgegevens beschikbaar in een offline Outlook-gegevensbestand (.ost). Terwijl het verwijderen van e-mails en bijlagen kan helpen, als je alle informatie opslaat in het PST-bestand, krimpt het niet alleen.
Notitie: We hebben nog twee manieren besproken om bestanden uit Outlook te verwijderen. Als u ze gebruikt en vervolgens de bestandsgrootte van de mailbox handmatig verkleint, helpt dit verder.
Compact en verminder Outlook-gegevensbestand (.pst)
Het voordeel van het PST-bestand is dat wanneer u e-mails verwijdert, het de database automatisch op de achtergrond comprimeert. Het comprimeerproces vindt plaats wanneer u Outlook niet gebruikt. U kunt ook kiezen om het te comprimeren door de onderstaande stappen handmatig te volgen:
- Open Outlook en verwijder items die u niet nodig hebt. Wanneer u verwijdert, gaan de bestanden naar de map "Verwijderde items". Klik met de rechtermuisknop en leeg het.
- Klik op Bestand> Accountinstellingen>Account instellingen.
- Schakel over naar de Gegevensbestanden tab. Selecteer het gegevensbestand dat u wilt comprimeren. Klik vervolgens op instellingen.
- Klik op het tabblad Geavanceerd> Instellingen voor Outlook-gegevensbestanden.
- Klik in het dialoogvenster Instellingen van Outlook-gegevensbestand op Compact nu en klik vervolgens op OK.
Afhankelijk van de PST-bestandsgrootte kan het enkele minuten duren om te comprimeren.
Compact en verminder een offline Outlook-gegevensbestand (.ost)
Veel e-mailaccounts gebruiken een offline Outlook-gegevensbestand om gegevens op te slaan. OST of offline Outlook-gegevensbestand lijkt op PST of Outlook-gegevensbestand met één uitzondering. U kunt niet importeren uit of exporteren naar een offline Outlook-gegevensbestand (.ost).
- Klik het dossier >
- Op de Gegevensbestanden Klik op het tabblad, klik op het gegevensbestand dat u wilt comprimeren en klik vervolgens op instellingen.
- Klik op de gevorderd tab> Instellingen voor Outlook-gegevensbestanden.
- Klik in het dialoogvenster Instellingen van Outlook-gegevensbestand op Compact nu en klik vervolgens op OK.
Gebruik Mail Cleanup Tool
Outlook biedt een ingebouwde e-mailopruimingstool, of u kunt het hulpprogramma Outlook-bijlage opschonen gebruiken om oude en grote berichten te zoeken die u kunt verwijderen of verplaatsen naar een PST-bestand. Het kan ook de kopie van e-mails verwijderen die in conflict zijn met de e-mailserver. Soms verwijderen we bestanden van de server, maar ze zijn nog steeds beschikbaar op de door de client ingenomen ruimte.
Voer het hulpprogramma Postbusopruiming uit
- Klik op Bestand> Extra> Postvakopruiming.
- Selecteer View Mailbox Size, Find items older than, Find items larger, View Deleted Items Size, Empty Deleted Items folder, Conflicts Size Bekijken, of Empty Conflicts om uw gewenste taak uit te voeren.
Gebruik Cleanup Conversation Tool
Outlook voor Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office voor bedrijven Outlook 2013 en anderen hebben een hulpmiddel om gesprekken op te schonen. Conversaties of e-mailberichten zijn hetzelfde. De "gesprekstool" is slim. Het evalueert de inhoud van elk bericht en als het deel van de e-mail beschikbaar is in een van de voorbeeldberichten, wordt het verwijderd.
U hebt drie opties meer opties om te comprimeren en de postvakgrootte in Microsoft Outlook te verkleinen
- Maak controles op het geselecteerde gesprek schoon.
- Map opschonen beoordeelt de geselecteerde map.
- Opschonen map & submappen controleert ook op submappen.
Dit zijn de beste tips voor het comprimeren en verkleinen van de postvakgrootte in Microsoft Outlook. Zorg er echter altijd voor dat u niet per ongeluk bestanden verwijdert die essentieel zijn.
Lees de volgende: Microsoft Outlook optimaliseren en versnellen.
