Hoe maak je een gratis Helpdesk-systeem met IssueBurner en Gmail

Op e-mail gebaseerd taakbeheer is een concept waar ik al een tijdje in geïnteresseerd ben, en met de introductie van een nieuwe service genaamd IssueBurner, het kan een uitstekend moment zijn om serieus te overwegen taken via e-mail te beheren. Voordat IssueBurner meeging, had ik gespeeld met het idee om een ​​virtuele assistent (VA) te krijgen die ik BCC op al mijn e-mails kon plaatsen met een taak, herinnering of afspraak en hem / haar deze in mijn agenda te laten toevoegen, takenlijst of wat heb je. Dat zou zeker een handig gebruik van een VA zijn, zij het misschien duurder dan het waard is. IssueBurner automatiseert deze functionaliteit echter gratis (op zijn minst voorlopig). Ik denk dat ik het leuk vind.

In een notendop, hier is hoe IssueBurner werkt. U kunt taken of problemen creëren door [email protected] te e-mailen. Wanneer u dit doet, maakt IssueBurner automatisch een probleem dat is gekoppeld aan uw e-mailadres en alle e-mailadressen die worden vermeld als ontvangers in de Naar: of CC: veld. U kunt problemen beginnen te maken zonder u aan te melden, maar wanneer u een account aanmaakt, kunt u uw openstaande problemen bekijken en opmerkingen over problemen maken. Er zijn enkele belangrijke voordelen voor dit systeem, waarvan ik denk dat het echt gaat werken voor teams voor samenwerking en voor bureaus voor klantenondersteuning:

• Het is allemaal gebaseerd op e-mail. Problemen kunnen allemaal worden gemaakt en bijgehouden via een eenvoudige CC:.
• U hebt geen IssueBurner-account nodig om deel te nemen. Dat betekent dat AL uw klanten en klanten aan boord kunnen komen zonder hen door het aanmeldproces te loodsen (wat toch doodeenvoudig is).
• Het is mobielvriendelijk. Als u een e-mail kunt verzenden, kunt u een probleem verbranden.
• Het helpt bij het scheiden van follow-up items van normale e-mails.
• Het werkt met ELK e-mailplatform. Met Outlook, Gmail en andere e-mailclients kunt u e-mails converteren naar taken, maar met IssueBurner kunt u problemen delen met alle e-mailplatforms.

Om de meeste kilometers uit IssueBurner te halen, moet je een beetje creativiteit toepassen. Maar een voor de hand liggende toepassing die bij me opkomt, is het maken van een helpdesk. Met IssueBurner kunt u inkomende e-mails omzetten in "tickets" en de status en correspondentie met de klant volgen. Ik ga twee vogels in één klap doden door je te laten zien hoe IssueBurner werkt tijdens het opzetten van een groovyPost "hotline" helpdesk. Aan de zijde van de klant (of in ons geval, lezers, omdat we geen klanten hebben), het zal zo simpel zijn als het e-mailen van de helpdesk, die ik heb ingesteld op jack + [email protected]. Maar aan de respondentzijde is er een beetje opzet bij betrokken.

Stap een

Meld je aan voor IssueBurner. Het enige wat je hoeft te doen is bezoeken IssueBurner.com en Klik Inschrijven. Geef ze uw naam en e-mailadres en u bent klaar.

Houd er rekening mee dat u niet noodzakelijkerwijs het e-mailadres hoeft te gebruiken dat u zult gebruiken om binnenkomende helpdeskverzoeken in te dienen.

Stap twee

Maak een groep aan in IssueBurner. U kunt deze stap eigenlijk overslaan als u van plan bent dit account voor slechts één doel te gebruiken, maar als u IssueBurner voor andere organisaties en taken wilt gebruiken, is een groep een goed idee. Klik groepen in de rechterbovenhoek en Klik Maak een groep.

Voer een groepsnaam en organisatie in. Hier heb ik gekozen "Helpen"En"groovyPost.”

Merk op dat dit adres niet zichtbaar is voor het publiek. In plaats daarvan e-mailen ze het adres dat ik hierboven noemde, wat het enige adres is dat problemen kan verwerken. Dit voegt een laag spambescherming toe, maar geeft ook een professionelere uitstraling door uw eigen domeinnaam op te nemen in de e-mail. Merk nu op dat ik het heb ingesteld, zodat problemen kunnen worden gemeld door Iedereen.  Dit is voorlopig noodzakelijk, dus we kunnen de doorstuurregel van Gmail verifiëren. Misschien wilt u nog eens terug komen om het te wijzigen Alleen groepsleden later.

Klik creëren wanneer je klaar bent.

Voeg vervolgens de leden toe die problemen kunnen toevoegen. Voor onze doeleinden, ga ik [email protected] toevoegen. U kunt anderen toevoegen, als u wilt. Stel, ik zou ook [email protected] of [email protected] kunnen toevoegen, als ik wilde dat anderen ook hulpverzoeken konden doen (en of die mensen echt bestaan). Let op: met Google Apps voor domeinen en Gmail-accounts wordt alles wat u toevoegt na een + -teken genegeerd, maar het kan nog steeds worden gebruikt voor filterdoeleinden.  Lezen onze vorige post voor meer informatie over Aangepaste Gmail-adressen.

Een laatste ding dat je moet doen is het antwoordadres wijzigen. Om dit te doen, Klik groepen en Klik Beheren naast de groepsnaam. Onder Groepsinstellingen, Klik Verandering naast "Standaard van en antwoord op e-mail”. Als u dit doet, blijft uw e-mailadres van IssueBurner.com privé.

Oké, nu zijn we allemaal klaar met IssueBurner. Laten we naar Gmail gaan.

Stap drie

Stel het doorsturen in Gmail in. Het doel hier is om alle e-mails doorgestuurd naar jack + [email protected] door te sturen naar [email protected]. Om dat te doen, moeten we eerst verifiëren dat we gemachtigd zijn om naar dit laatste adres te sturen. In Gmail, Klik instellingen en kies Doorsturen en POP / IMAP. Klik Voeg een doorstuuradres toe en voer [email protected] in, of hoe je het IssueBurner-account van je groep instelt als.

Nadat dit is gebeurd, stuurt Gmail een e-mail naar het IssueBurner-account met een bevestigingslink. IssueBurner zal dit terugsturen naar jou als een nieuw probleem, dus het zou in je Gmail-inbox moeten verschijnen. U kunt het ook zien in uw IssueBurner-account. Klik het om te bevestigen.

Stap vier

Filter berichten die naar uw aangepaste Gmail-adres zijn verzonden. Klik instellingen en kies filters en Klik Maak een nieuw filter. Voer in het veld Aan: uw aangepaste e-mailadres en Klik Volgende stap.

Je kunt deze regels naar eigen wens instellen, maar omdat IssueBurner je sowieso informeert over nieuwe problemen, vind ik het leuk om te selecteren Markeer als gelezen en Sla de inbox over. De belangrijkste optie om te kiezen is om te selecteren Stuur het door naar: en kies [email protected]. Klik Maak een filter aan wanneer je klaar bent.

Nu ben je klaar. Laten we het uitproberen.

Taken maken met IssueBurner

Met de Gmail-filter die we hebben ingesteld en de IssueBurner-groep die we hebben, worden alle e-mails die naar [email protected] worden verzonden, automatisch omgezet in een IssueBurner-probleem. De naam van het probleem is het onderwerp van de e-mail en de beschrijving zal de hoofdtekst van de e-mail zijn. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat iemand mij een e-mail heeft gestuurd over How-to Permanent Your Facebook Account verwijderen.

Zodra de bovenstaande e-mail is verzonden, gebeuren er twee dingen:

1. Er is een probleem opgetreden in de groep help.groovypost IssueBurner
2. Ik ontvang een e-mail waarin ik als zodanig op de hoogte wordt gesteld.

Houd er rekening mee dat het enkele minuten kan duren voordat het probleem wordt weergegeven.

En hier is het in Gmail ...

Reageren op taken

Als de gebruiker geen IssueBurner-account heeft, ontvangen deze een ingeblikt antwoord om aan te geven dat het probleem is ontvangen. Ze worden ook uitgenodigd om zich aan te melden.

Dus, laten we zeggen als reactie op deze lezer, ik wil ze naar onze post sturen over het verwijderen van je Facebook-account. Ik zou kunnen antwoorden op de e-mail die ik van IssueBurner heb ontvangen om er een toe te voegen Commentaar. Ongeacht of de lezer zich heeft aangemeld, deze ontvangt een melding dat het probleem is bijgewerkt met een opmerking.

Als ze zich aanmelden, kunnen ze alle opmerkingen en de status van hun probleem volgen vanuit hun eigen IssueBurner-account.

De lezer of klant kan reageren op de e-mail met hun opmerking, zodat u kunt zien of uw oplossing dit heeft opgelost of niet. Dit wordt toegevoegd aan de taak als een opmerking, die u kunt bekijken vanuit uw eigen IssueBurner-dashboard.

Problemen beheren en sluiten

U kunt problemen per groep of status sorteren op IssueBurner.com.

IssueBurner.com heeft ook een zeer mooie mobiele site.

Zodra een probleem is opgelost, kunt u het eenvoudig sluiten via het IssueBurner-dashboard. Alle geassocieerde gebruikers worden als zodanig op de hoogte gebracht. Als alternatief kunt u het markeren als "Later"Wat handig kan zijn als een oplossing in behandeling is en u wilt opvolgen wanneer deze beschikbaar is.

Het kan je ook zijn opgevallen dat ik hier een heb toegevoegd intern commentaar. Deze zijn alleen zichtbaar voor groepsleden en beheerders. Dus als u bijvoorbeeld de klant een verdovend middel wilt noemen of iedereen wilt vragen om zijn verzoeken te negeren, kunt u dit doen met een opmerking Intern en zij zullen niet wijzer zijn.

Conclusie

Zoals ik al zei, dit is maar één applicatie voor IssueBurner. Je kunt het gebruiken om samen te werken met groepen of om taken voor jezelf bij te houden. Als je bijvoorbeeld jezelf eraan wilt herinneren om contact op te nemen met een contact als ze niet antwoorden, maar niet noodzakelijkerwijs willen dat ze je IssueBurner-problemen te zien krijgen, kun je BCC [email protected]. Of u kunt het gebruiken om facturen en rekeningen bij te houden door CC'ing [email protected] te CC wanneer u een e-mail stuurt naar uw boekhoudafdeling. Als je slim en georganiseerd bent, IssueBurner kan een zegen zijn voor uw productiviteit.

Merk op dat IssueBurner dat is momenteel gratis, en zal gratis blijven terwijl het in Beta is. Webyog, het bedrijf dat IssueBurner en CloudMagic heeft gemaakt, belooft u 60 dagen van tevoren op de hoogte te stellen voordat u prijsstructuren introduceert. Ze weten niet hoe het er in de toekomst uit zal zien, maar het heeft waarschijnlijk een gratis en betaalde versie.

Postscriptum Ik heb dit systeem echt gemaakt, dus als je een brandende vraag hebt, e-mail me dan naar [email protected] of bekijk onze forum.