Hoe maak ik vervolgkeuzelijsten met behulp van gegevensvalidatie in Microsoft Excel
Vandaag laat ik je zien hoe je een vervolgkeuzelijst maakt in een cel met behulp van gegevensvalidatie. Hoewel ik de schermafbeeldingen gebruik met Excel 2016, zijn de stappen hetzelfde als u een oudere versie gebruikt, zoals Excel 2013.
Maak een gegevenstabel en de lijst met opties
Stel eerst een basisgegevenstabel in. U kunt uw gegevens handmatig invoeren of kopiëren en plakken vanuit een andere bron.
Vervolgens gaan we een lijst met opties voor de vervolgkeuzelijst invoeren. U kunt dat doen wanneer u de gegevensvalidatie definieert of u kunt een lijst op een andere locatie in hetzelfde werkblad of in een ander werkblad definiëren.
Voor dit voorbeeld gaan we de opties voor de vervolgkeuzelijst in een ander werkblad weergeven, dus klik op een van de werkbladtabbladen onder aan het Excel-venster..
Voer elke optie in een kolom (of rij) in, één optie voor een cel. Ga vervolgens terug naar het werkblad met uw gegevens.
Gegevensvalidatie inschakelen voor geselecteerde cellen
Voor dit voorbeeld willen we vervolgkeuzelijsten toevoegen aan de Beoordeling kolom of kolom B. Selecteer de cellen waarvoor u de vervolgkeuzelijsten wilt toevoegen. In ons geval hebben we gekozen B2 door B10.
Klik vervolgens op de Gegevens tab.
In de Dataprogramma's sectie, klik op de Gegevensvalidatie knop.
Voeg een vervolgkeuzelijst toe aan de geselecteerde cellen
De Gegevensvalidatie dialoogvenster verschijnt. Op de instellingen Op het tabblad kunt u Excel-gegevens in de geselecteerde cellen beperken tot datums, cijfers, decimalen, tijden of een bepaalde lengte.
Selecteer voor ons voorbeeld Lijst van de Toestaan vervolgkeuzelijst om een vervolgkeuzelijst te maken in elk van de geselecteerde cellen.
Selecteer de bron voor de vervolgkeuzelijstopties
Nu moeten we de bron opgeven voor de opties in elke vervolgkeuzelijst. Er zijn twee manieren om dit te doen. De eerste methode bestaat uit het handmatig typen van de opties in de Bron vak gescheiden door komma's. Dit kan tijdrovend zijn als u een lange lijst met items hebt.
Eerder in dit artikel hebben we een lijst met items op een afzonderlijk werkblad gemaakt. We gaan die lijst nu gebruiken om de vervolgkeuzelijst in elk van de geselecteerde cellen te vullen. Deze tweede methode is eenvoudig te beheren. U kunt ook het werkblad met de opties verbergen (klik met de rechtermuisknop op het werkbladtabblad en selecteer Verbergen) wanneer u de werkmap naar uw gebruikers distribueert.
Als u de lijst uit het afzonderlijke werkblad aan uw vervolgkeuzelijst wilt toevoegen, klikt u op de pijl-omhoog aan de rechterkant van de Bron doos.
De Gegevensvalidatie dialoogvenster krimpt tot alleen de Bron vak en u hebt toegang tot uw werkmap onder het dialoogvenster. Klik op het tabblad voor het werkblad met de opties in de vervolgkeuzelijst.
Selecteer vervolgens de cellen die de opties bevatten. De werkbladnaam en het celbereik met de opties worden toegevoegd aan de Bron vak op de Gegevensvalidatie dialoog venster.
Klik op de pijl-omlaag aan de rechterkant van de Bron om de invoer te accepteren en het dialoogvenster uit te vouwen.
Voeg een invoerbericht toe
U kunt een optioneel bericht toevoegen aan de vervolgkeuzelijst. Misschien wilt u een help-bericht of fooi weergeven. Het is een goed idee om de boodschap kort te houden.
Als u een bericht wilt toevoegen dat wordt weergegeven wanneer een cel met de vervolgkeuzelijst is geselecteerd, klikt u op Invoerbericht tab. Voer vervolgens een in Titel en de Voer bericht in in de dozen.
Voeg een foutmelding toe
Een ander optie-item in de vervolgkeuzelijst is een foutmelding die wordt weergegeven wanneer een gebruiker probeert gegevens in te voeren die niet overeenkomen met de validatie-instellingen. In ons voorbeeld, wanneer iemand een optie in de cel typt die niet overeenkomt met een van de vooraf ingestelde opties, wordt het foutbericht weergegeven.
Klik op de knop om een foutbericht toe te voegen Foutmelding tab. De standaardoptie voor de Stijl van de foutmelding is Hou op. U kunt ook selecteren Waarschuwing of Informatie. Accepteer voor dit voorbeeld de standaardoptie van Hou op in de Stijl keuzelijst.
Ga het Titel en Foutmelding voor de Foutmelding. Het is het beste om de foutmelding kort en informeel te houden. Klik OK.
Gebruik uw nieuwe vervolgkeuzelijst
Als u nu op een cel klikt waaraan u een gegevensvalidatielijst hebt toegevoegd, wordt een vervolgkeuzelijst weergegeven en kunt u een optie selecteren.
Als je een hebt toegevoegd Invoerbericht in de vervolgkeuzelijst wordt weergegeven wanneer u een cel selecteert die de vervolgkeuzelijst bevat.
Als u probeert een optie in te voeren die niet overeenkomt met een van de vooraf ingestelde opties, de Foutmelding u stelt weergaven in een dialoogvenster in.
Hoe heeft u gebruik gemaakt van vervolgkeuzelijsten in Excel? Laat het ons weten in de comments. Bekijk ook onze andere Microsoft Office-tips en onze zelfstudie voor het maken van vervolgkeuzelijsten in Google Spreadsheets.
