Hoe gepersonaliseerde massale e-mails te maken met behulp van Afdruk samenvoegen voor Gmail
Afdruk samenvoegen is een functie waarmee u meerdere kopieën van brieven en e-mails kunt maken om naar uw contacten te verzenden. Elke brief of e-mail kan zowel standaard als aangepaste, gepersonaliseerde inhoud bevatten. De informatie die u gebruikt om elke letter of e-mail aan te passen, wordt uit uw gegevensbron overgenomen als een lijst met contacten.
Als u Gmail als uw belangrijkste e-mailclient gebruikt, is er geen ingebouwde functie voor samenvoegen. Er is echter een invoegtoepassing voor samenvoegen beschikbaar voor Google Spreadsheets die links bevat naar uw Gmail-account. We laten u zien hoe u de Afdruk samenvoegen voor Gmail met bijlagen add-on om een batch van dezelfde e-mails te personaliseren en te verzenden.
Installeer de functie Afdruk samenvoegen voor Gmail met bijlagen
Voordat u de invoegtoepassing Mail Merge installeert en gebruikt, meldt u zich aan bij het Gmail-account dat u wilt gebruiken.
Installeer vervolgens de invoegtoepassing Mail Merge voor Google Spreadsheets.
Klik Doorgaan met op de Laten we beginnen dialoogvenster om de invoegtoepassing Afdruk samenvoegen toe te kennen om uit te voeren.
De verschillende machtigingen vereist door de invoegtoepassing worden weergegeven. Klik Toestaan om de add-on Mail Merge toe te kennen om toegang te krijgen tot uw Gmail-account.
De Afdruk samenvoegen - Aan de slag-gids displays. Klik op de X om het dialoogvenster te sluiten.
Maak de samenvoegsjabloon
De invoegtoepassing Mail Merge opent een nieuw Spreadsheet zonder titel in Google Spreadsheets op een nieuw tabblad.
Ga naar Add-ons> Afdruk samenvoegen met bijlagen> Samenvoegsjabloon maken.
Een lege mal voor het samenvoegen van e-mails wordt gemaakt in de Spreadsheet zonder titel, met de verplichte kolommen, zoals Voornaam, Achternaam, en E-mailadres.
Importeer of voer uw contactpersonen in
Nu moet u de contacten toevoegen die u aan deze spreadsheet wilt gebruiken. Ga hiervoor naar Add-ons> Afdruk samenvoegen met bijlagen> Google-contacten importeren.
Het importeren van uw contacten is de snelste manier om ze toe te voegen. Maar u kunt de informatie voor de ontvangers ook handmatig invoeren in de spreadsheet.
Als u bepaalde groepen ontvangers heeft waarnaar u batch-e-mails verzendt, wilt u misschien groepen in uw Google-contacten maken.
Selecteer de groep met de e-mailadressen die u wilt gebruiken in de vervolgkeuzelijst en klik op Contactpersonen importeren. Het dialoogvenster wordt niet automatisch gesloten, dus klik op de X in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster.
Voeg een bijlage toe voor een contactpersoon
Een van de items die u in elke e-mail kunt aanpassen, is de bijlage. U kunt een ander bestand aan elke e-mail toevoegen met een link naar het bestand in uw Google Drive-account.
Open hiervoor een nieuw tabblad en meld u aan bij Google Drive. Upload vervolgens het bestand dat u bij de e-mail wilt voegen. U kunt het bestand naar het browservenster slepen om het te uploaden.
Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het geüploade bestand en klik op Haalbare link op.
Controleer in het pop-upvenster of de Link delen op schuifregelaar is ingeschakeld (groen).
Als Link delen al is ingeschakeld, wordt de URL automatisch gekopieerd wanneer u selecteert Haalbare link op. Als u geen bericht ziet dat de koppeling naar het klembord is gekopieerd, selecteert u de URL in het dialoogvenster en kopieert u deze.
Ga terug naar de spreadsheet Afdruk samenvoegen en plak de URL in de Bestandsbijlagen kolom voor de persoon naar wie u dit bestand wilt verzenden. U kunt een ander bestand naar elk contact in uw lijst verzenden.
U kunt ook URL-URL's voor meerdere bestanden toevoegen, gescheiden door komma's.
Plan de datum en tijd om de e-mail te verzenden
In de kolom Geplande gegevens kunt u een datum en tijd opgeven voor het verzenden van de e-mail, die voor elke persoon anders kan zijn.
Als u een e-mail wilt plannen, geeft u de gewenste datum en tijd op met behulp van het formaat dd / mm / jjj uu: mm in de kolom Geplande datum voor de gewenste contactpersoon.
Als u de e-mails onmiddellijk wilt verzenden nadat ze zijn ingesteld, laat u de cellen in de kolom Geplande datum leeg.
Voeg aangepaste inhoud toe
Naast de standaardvelden die zijn opgenomen in de samenvoegsjabloon, kunt u andere aangepaste velden toevoegen. Misschien wilt u informatie toevoegen zoals het e-mailadres en het lidmaatschapsnummer van elke ontvanger. U kunt kolommen aan de spreadsheet toevoegen om die informatie op te slaan.
Voor ons voorbeeld gaan we iets eenvoudigs toevoegen. In elke e-mail willen we de achternaam van de ontvanger gebruiken, voorafgegaan door hun titel (de heer, mevrouw of mevrouw). Dus we gaan er een toevoegen Titel kolom.
Als u een kolom aan de samenvoegingsspreadsheet wilt toevoegen, plaatst u de muisaanwijzer op de kolomkop van de laatst gevulde kolom. Klik op de knop met de pijl naar beneden die verschijnt en klik vervolgens op Plaats 1 rechts.
Klik in de blauwe titelcel en verander de naam van de kolom in een toepasselijke naam. Je gebruikt deze naam in je concept voor e-mail in Gmail om de waarde later in elke e-mail in te voegen.
Voer vervolgens de juiste waarde in voor elk contact in de cellen onder de kolomnaam.
Maak het e-mailconcept in Gmail
Nu is het tijd om de e-mailconversie te maken die u naar de contactpersonen in uw samenvoegwerkblad wilt verzenden en variabele velden te gebruiken om elke e-mail aan te passen.
Open een nieuw tabblad en log in op hetzelfde Gmail-adres dat u gebruikte voor de samenvoegingsspreadsheet. Maak een nieuwe e-mail en voer het onderwerp en de hoofdtekst van het e-mailbericht in. U kunt ook rich-textopmaak en inline-afbeeldingen in uw e-mailconversie toevoegen.
Om variabele velden in de e-mail op te nemen, zoals Titel en Achternaam, voeg de veldnamen in met behulp van de veldnaam notatie. We hebben bijvoorbeeld toegevoegd Title Last Name naar onze e-mail. U kunt ook variabele velden toevoegen aan de onderwerpregel. Als u bestandsbijlage-URL's heeft toegevoegd aan de samenvoegingsspreadsheet, hoeft u dat variabele-veld niet aan de e-mail toe te voegen. Ze worden automatisch opgenomen in de e-mails.
Niet klikken Sturen.
Configureer de functie Afdruk samenvoegen
Keer terug naar het samenvoegwerkblad en ga naar Add-ons> Afdruk samenvoegen met bijlagen> Configureer Afdruk samenvoegen.
Voer de informatie voor het e-mailbericht in, zoals Volledige naam afzender, CC-adres, en BCC-adres. Als het E-mail adres van afzender verschilt van het Gmail-adres dat u hebt aangemeld, selecteert u het e-mailadres in de vervolgkeuzelijst. Het ingelogde e-mailadres wordt ook gebruikt als Antwoordadres, maar je kunt dat veranderen.
Klik Doorgaan met.
Stuur een testmail
kiezen Gebruik een bestaand Gmail-conceptbericht als sjabloon uit de eerste vervolgkeuzelijst. Selecteer vervolgens het concept dat u wilt gebruiken in de Selecteer Gmail Concept keuzelijst.
Het is een goed idee om uw samenvoegbewerking te testen, dus klik Stuur een testmail.
U ontvangt de test-e-mail in het account dat u hebt aangemeld, zoals op de samenvoegingsspreadsheet. De variabele veldwaarden van de eerste contactpersoon in uw geïmporteerde lijst worden gebruikt. Alle URL's voor bestandsbijlagen die u hebt toegevoegd, worden toegevoegd aan de onderkant van het bericht. Je kunt het bestand downloaden via de link of het bestand opslaan in je Google Drive-account.
Voer Afdruk samenvoegen uit
Ga terug naar de spreadsheet voor samenvoegen en klik op Voer Afdruk samenvoegen uit om de e-mails te verzenden. Als u datums en tijden hebt toegevoegd aan de Geplande datum kolom voor een of alle contactpersonen, de e-mails worden dan verzonden. E-mails naar contactpersonen zonder geplande datum en tijd worden onmiddellijk verzonden.
Als het samenvoegen voltooid is, klikt u op Gedaan.
Hernoem de spreadsheet voor samenvoegen
Het samenvoegwerkblad wordt automatisch opgeslagen als de standaardnaam Spreadsheet zonder titel. Als u deze spreadsheet opnieuw wilt gebruiken, kunt u deze beter een naam geven.
Als u de naam van het samenvoegwerkblad wilt wijzigen, klikt u op de naam in de linkerbovenhoek van het werkblad.
Typ een nieuwe naam. Deze nieuwe naam wordt weergegeven in het werkblad.
De nieuwe naam die u hebt ingevoerd, wordt ook gebruikt als de naam van het bestand in uw Google Drive-account. Nu kunt u deze mail merge opnieuw gebruiken en deze indien nodig wijzigen.
Afdruk samenvoegen is ook beschikbaar als een ingebouwde functie in Word voor Windows, Word voor Mac en Outlook 2013 of 2016 voor Windows.
Gebruik je mail merge? Heb je nog andere manieren gevonden om te doen mail samenvoegen in Gmail of manieren om te doen mail samenvoegen in andere e-maildiensten? Laat ons uw ervaringen weten in de opmerkingen.
